Scrum verkopen aan je baas

Scrum is verre van nieuw. Toch is het verbazingwekkend dat veel gevestigde, grote organisaties nog geen kennis hebben van het scrum framework. Laat staan dat ze er ooit mee gewerkt hebben. Voor leveranciers is het vaak lastig om de klant te overtuigen van de toegevoegde waarde van het gebruik van scrum. De grote vraag is dan: 'Hoe kunnen we de stakeholders overtuigen?'

Deze blog richt zich op de voordelen die scrum heeft voor de interne stakeholders. Hopelijk kan ik hen overtuigen scrum toe te passen en vanuit MaxServ succesvolle projecten met maximale waarde voor hen te realiseren. 

De stakeholders van een organisatie zijn gewend opdrachten aan te nemen op een bepaalde, geboden zekerheid. Alle mogelijke voorbereidingen zijn getroffen om risico's binnen het project te vermijden. Althans, dat denkt men. Eerlijk gezegd is dat natuurlijk 'wishful thinking'; stakeholders weten over het algemeen ook wel beter, of zouden in ieder geval beter moeten weten. De 'schijnzekerheid' die door een fixed scope, fixed price offerte en een planning met keiharde deadline en functioneel ontwerp gecreëerd wordt, blijkt in vele gevallen een wassen neus te zijn. Stakeholders zitten ook niet te wachten op oeverloze discussies over scope, budget en planning. Zij willen aan de slag en snel resultaat zien!

Een glazen bol? Je kunt niet alles op voorhand weten!

Schijnzekerheid is inherent aan de ouderwetse watervalmethode. Feit is dat het team op voorhand niet alles kan overzien, laat staan alle prioriteiten kan bepalen. één van de krachten van Scrum is het toepassen van voortschrijdend inzicht. Dit kan maximaal benut worden door ook de eindgebruiker te betrekken bij het realisatie proces. Kortom, maximale waarde creëren voor de eindgebruiker. Dit raakt de kern van het ontwikkeltraject. Veel gestelde vragen zoals 'wat krijgen we dan precies?' en 'wanneer is het af?' zijn met dit uitgangspunt dan ook eenvoudig te beantwoorden.

In de scrum methodiek wordt er altijd uitgegaan van een MVP (Minimal Viable Product), wederom een belangrijke kracht van Scrum! Het MVP is het product dat na uitvoering van het project minimaal opgeleverd moet worden. MVP is een minimaal acceptabel product, dat voldoet aan de eisen van de eindgebruiker. Een MVP geeft vooral richting aan een project en geeft een gevoel bij het eindproduct dat er moet komen. Budget en doorlooptijd worden beide bepaald op basis van het MVP (en dus niet andersom). Let op; een MVP is nog niet volledig en tot in detail uitgewerkt. Zogenaamde refinement volgt op het moment dat functionaliteit ook daadwerkelijk ontwikkeld gaat worden.

Het MVP staat vast en is voor stakeholders het minimale product dat men aan het einde van het project mag verwachten. Bijkomend voordeel is dat er nog flexibiliteit mogelijk is om de details gedurende het project in te vullen. Je kunt van tevoren niet alles weten en dus ook niet bepalen, sterker nog, je wilt niet alles van te voren bepalen! Niet alleen de organisatie en de randvoorwaarden van een project kunnen gedurende het traject veranderen, maar ook de wereld om ons heen. Het is in deze tijd van belang om snel in te kunnen spelen op veranderingen. De stakeholders zijn er dus juist bij gebaat om niet met een fixed scope te werken, maar met een MVP, waar zowel de organisatie als de leverancier naartoe gaan werken.

Misschien wel de meest gestelde vraag: Wanneer is het af en gaan we live? Een veelgehoorde opvatting is dat er 'een pot geld wordt overhandigd' en dat het scrum team 'er maar mee doet wat ze wil'. De stakeholders hebben het gevoel dat ze maar moeten afwachten wanneer het af is. Echter het tegenovergestelde is waar en er zijn een aantal mogelijkheden om dit duidelijk af te kaderen, zodat de stakeholders het project met een gerust hart kunnen starten.

Voordat de eerste sprint wordt gestart is de samenstelling van het scrum team bekend en is er een globale inschatting van hoeveel sprints er nodig zijn om het MVP te kunnen realiseren. Er is dus wel degelijk een planning, met een deadline. De stakeholders mogen verwachten dat er na het aantal afgesproken sprints, een MVP gereed is. Het is dus ook van belang voor de stakeholders om te weten dat zij nog steeds flexibel zijn in de onderdelen die opgepakt worden in de sprints, maar dat dit altijd ten koste gaat van andere onderdelen die in het MVP waren opgenomen. Het is in dat geval ook mogelijk om een extra sprint af te spreken en dus de deadline op te schuiven; de stakeholders zitten achter het stuur. Belangrijk is dat hierover ten alle tijden tijdig en transparant over gecommuniceerd wordt met de klant.

Aan het einde van een sprint (gemiddeld 2 à 3 weken) is er een onderdeel gereed dat potentieel naar productie zou kunnen. De voorwaarde voor een sprint is namelijk dat alle gebouwde functionaliteiten productie gereed zijn. Uiteindelijk zijn het wederom de stakeholders die bepalen 'wanneer het af is'. De time to market kan korter zijn als de stakeholders het erover eens zijn dat het product wat er op een X moment staat, voldoende is om naar productie te brengen. Een bekende uitspraak om dit kracht bij te zetten is 'done is better than perfect'.

Het belangrijkste argument om via de scrum methode te werken binnen dit vraagstuk is dat een omgeving nooit af is. Je wilt als organisatie met de tijd meegaan en de concurrentie altijd één stap voorblijven om te kunnen streven naar succes. Dit geldt zeker in een e-commerce omgeving waar dagelijkse optimalisaties, ten behoeve van de conversieoptimalisatie, aan de orde van de dag zijn. Ik ben ervan overtuigd dat webshops die dit principe actief oppakken de winnaars zijn in 2025!

Het is dus belangrijk om snel live te gaan met het MVP, zodat je ook snel kunt beginnen met de doorontwikkeling en het verbeteren van de omgeving op basis van de ervaringen van de eindgebruiker. En niet op basis van aannames uit een stoffige vergaderzaal. Dit kan alleen als de omgeving beschikbaar is voor de klanten en daar moet je dus niet te lang mee wachten. 

Stakeholders zijn nu nog vaak op zoek naar 'het perfecte product' dat in één keer klaar moet zijn. Ter illustratie, hoeveel functionaliteiten gebruiken we nu echt van Microsoft Office Word? 

Er zijn veel meer argumenten om de stakeholders te overtuigen van de voordelen van het gebruik van de scrum methodiek. Maar ik hoop dat men door deze inzichten overtuigd (genoeg) is om het gewoon te gaan doen. Ik ben ervan overtuigd dat de Scrum methodiek de stakeholders veel meer echte waarde gaat opleveren! 

Nog niet helemaal overtuigd of wil je juist nog meer weten over de scrum methodiek? Houd dan vooral onze pagina in de gaten! Volgende week zal er namelijk nog een artikel verschijnen over scrum. Wil je nu al meer weten? Neem dan vooral contact met mij op.