Deel 2: Scrum verkopen aan je baas

Heb je je baas al kunnen overtuigen van het toepassen van Scrum door middel van mijn vorige blogpost? Nee? Wellicht helpt deze blogpost je verder. Mocht je al overtuigd zijn en je baas ook, dan raad ik je toch aan om even verder te lezen. In deze blogpost leg ik namelijk een belangrijke rol uit die het succes bepaalt van het product.  

In mijn jaren als projectmanager heb ik gemerkt dat één van de meest lastigste aspecten van een project managen het verwachtingsmanagement is. Hoe je ook probeert om van tevoren alles in documentatie vast te leggen, in de meeste watervalprojecten loop je toch tegen een verschil van verwachtingen aan en is er sprake van escalatie binnen het project. Ieder oplevermoment is weer spannend, omdat je hoopt dat een klant het goed vindt. Als je iets wilt voorkomen, dan is dat onzekerheid over hetgeen je gaat opleveren richting de klant.

Ook vanuit de klant is een vaak gehoorde kreet: 'Ze zitten vier maanden op hun donkere zolder en ik heb geen idee waar ze mee bezig zijn'. In de basis is dat ook eigenlijk wat er bij watervalprojecten gebeurd. Zowel de klant als de leverancier heeft baat bij grip op het project en begrip van gewenste functionaliteiten. De start van een sprint bestaat dan ook uit een sprint planning meeting, samen met het gehele team en de afgevaardigde van de klant worden wensen en functionaliteiten nog eens haarfijn doorgenomen en ingeschat. 

Ook is er na iedere sprint een review van de werkzaamheden die in de afgelopen sprint door het team zijn gerealiseerd. Dit wordt gedaan tijdens de Review meeting. Alle stakeholders zijn welkom op uitnodiging van de Product Owner. Zonder uitzondering merk ik dat stakeholders het erg prettig vinden om te zien wat er gerealiseerd is en dat ze ook nog de flexibiliteit hebben om sturing te geven aan het project. De stakeholders kunnen dus nog wel verrast worden, maar het gaat dan om beperkte onderdelen of functionaliteit, in plaats van een volledige omgeving wat grote gevolgen kan hebben voor planning, budget en uiteraard klantbeleving. In het geval van scrum kan het na een sprint (bij MaxServ doorlooptijd van 2 weken) alweer helemaal naar verwachting zijn bij de volgende Review meeting. De stakeholders (van welk niveau dan ook) hebben, meer dan ooit, grip op het project.

Iemand die voor grip en sturing zorgt op het project en waar het Scrum team niet zonder kan, is de Product Owner (PO). Dit is een afgevaardigde die door de stakeholders geleverd wordt en is hiermee onderdeel van het Scrum team. Hij of zij is meerdere dagen per sprint aanwezig, bij voorkeur echt aanwezig of op zijn minst telefonisch of via Skype bereikbaar, binnen het Scrum team. De PO is verantwoordelijk voor het succes van het product en het maximaliseren van waarde (ROI). De PO bepaalt welk product gebouwd wordt en waar de prioriteiten liggen. Een goed functionerende PO is essentieel voor het succes van het project. De klant heeft hiermee dus maximale invloed op de uitvoer van het project. Doordat PO en het developersteam zo nauw samenwerken heeft de PO een goed beeld van de daadwerkelijke status van het project en controle op het voorloop van het project. Daarnaast wordt de PO bij MaxServ beloond, hij/zij is namelijk vrij om aan te schuiven bij de lunch en de borrel. Uiteraard moeten de stakeholders er wel voor zorgen dat zij iemand aanstellen die voldoende capabel is, voldoende kennis heeft van de business en ook voldoende mandaat en vertrouwen krijgt om deze rol goed te kunnen vervullen. Wordt er niet voldaan aan één van deze voorwaarden? Ga dan in overleg wie de juiste afgevaardigde kan zijn voor een dergelijk traject.

Er zijn veel meer argumenten om de stakeholders te overtuigen van de voordelen van het gebruik van het Scrum framework. Maar ik hoop dat men door deze inzichten overtuigd (genoeg) is om het gewoon te gaan doen. Ik ben ervan overtuigd dat Scrum de stakeholders veel meer echte waarde gaat opleveren! 

Om je te helpen bij het toepassen van Scrum geef ik bij MaxServ een Scrum training. Tijdens de Scrum training krijg je op een interactieve manier meer inzicht in de rol van Product Owner en ontvang je aanbevelingen om deze rol goed te kunnen vervullen. Wil je meer informatie over de Scrum training? Neem dan contact met ons op.