Hoe gaat jouw organisatie om met dataoverdracht?

Veel organisaties hebben te maken met een digitaal landschap dat uit meerdere systemen bestaat. Dankzij dataoverdracht kunnen deze systemen met elkaar communiceren. Maar hoe gaat de overdracht van data precies in zijn werk, en hoe zorg je dat jouw organisatie de grip op datastromen behoudt en veilig en verantwoord met data omgaat? In dit blog vertellen we je er meer over!

Er zijn in het algemeen drie manieren waarop bedrijven omgaan met dataoverdracht:

Bij deze aanpak wordt data handmatig verwerkt en doorgestuurd. Denk bijvoorbeeld aan het verzenden van een Excel-bestand met klantgegevens naar een collega. De handmatige werkzaamheden bieden veel ruimte voor fouten in het verwerken en lekken van data. Om deze reden kiezen bedrijven regelmatig voor de tweede manier: het direct koppelen van individuele systemen.

Bij deze aanpak worden onder andere CRM’s, ERP’s en andere software oplossingen rechtstreeks verbonden via API’s of custom scripts. Hoewel dit een efficiëntere manier is ten opzichte van de handmatige overdracht, brengt het ook nadelen met zich mee. Directe koppelingen tussen systemen zijn vaak beperkt schaalbaar en inflexibel. Wanneer een van de gekoppelde systemen verandert of wordt geüpdatet, zijn er meestal aanpassingen nodig om de verbinding goed te laten werken. Dit brengt extra werk en onderhoud met zich mee en kan bovendien leiden tot verstoringen in de datastromen. Om deze risico’s en de hoge workload te verminderen, kiezen steeds meer bedrijven voor een derde optie: een integratieplatform.

Een integratieplatform helpt je om alle systeemintegraties en software verbindingen vanuit één centraal platform te regelen. Het platform beschikt over kant-en-klare koppelingen. Dit maakt het eenvoudig om nieuwe datasystemen te integreren. Na een succesvolle integratie van jouw platform kan het veilig en overzichtelijk data delen tussen de gewenste systemen en software.

Sommige organisaties kunnen prima functioneren met handmatige dataoverdracht tussen systemen, terwijl andere organisaties al snel merken dat ze toe zijn aan automatische dataoverdracht. Ondanks dat er geen vaste regels zijn om te beslissen of je organisatie klaar is voor een integratieplatform, is er wel een aantal belangrijke signalen:

• Verloren tijd aan handmatige processen en herstellen van fouten
  Werken met handmatige dataoverdracht kan veel tijd kosten. Wanneer je merkt dat je als organisatie veel tijd kwijt bent aan het verwerken van data en oplossen van fouten, is het mogelijk tijd om te gaan zoeken naar een nieuwe oplossing.

• Groeiende complexiteit 
  Wanneer je organisatie groeit, krijg je te maken met meer data en systemen. Zonder een integratieplatform gaat er veel tijd en moeite zitten in het maken en onderhouden van koppelingen, vormgeven van data streams en up-to-date houden van data. Hierdoor komen uiteindelijk de efficiëntie en schaalbaarheid van je bedrijfsprocessen in de knel.

• Gebrek aan overzicht en grip
  Wanneer data verspreid is over verschillende systemen, wordt het lastig om een volledig beeld te krijgen van wat er speelt binnen een organisatie. Kortom; je mist de eenduidige waarheid binnen je data. Als afdelingen werken met verschillende (of zelfs tegenstrijdige) informatie kan dit leiden tot fouten en miscommunicatie. Bovendien zorgt het gebrek aan overzicht voor vertragingen in het nemen van beslissingen. Dit maakt het lastiger om flexibel te werken en snel in te spelen op veranderingen in de markt.

Integratieplatformen zijn er in soorten en maten. Bij MaxServ hebben we gekozen voor iPaaS, (Integration Platform as a Service): een cloudgebaseerde oplossing die verschillende systemen en applicaties met elkaar verbindt. Het maakt gebruik van zowel standaard- als maatwerkkoppelingen en API-tools om geautomatiseerde datastromen te creëren en beheren.

Met de juiste inrichting werkt jouw platform als een soort stekkerdoos, waarmee applicaties zoals PIM-systemen, CRM’s en ERP’s eenvoudig aan je online landschap toegevoegd kunnen worden. Dit maakt het uitwisselen van data en informatie mogelijk zonder dat je elk systeem individueel hoeft te koppelen. Een aantal voordelen van een iPaaS zijn:

• Één waarheid in je data - betere communicatie tussen al je apps, processen en systemen
• Efficiënte integratie en automatisering - dankzij een gecentraliseerd beheersysteem, integratie stromen, connectors en API’s
• Optimale connectiviteit tussen systemen - zowel op locatie als in de cloud
• Uitmuntende beveiliging - op ondernemingsniveau, privacy en bescherming van data
• Flexibel en aanpasbaar - dankzij realtime inzichten

Kortom, als je organisatie groeit en te maken krijgt met steeds meer data en systemen, kan een integratieplatform een goede oplossing zijn. Het toepassen hiervan maakt je organisatie toekomstbestendig en schaalbaar. Heb je hulp nodig met het implementeren van een integratieplatform, of heb je advies nodig? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. We beantwoorden graag al je vragen!