PIM-systeem implementeren: dit moet je weten

Bij een succesvolle PIM-implementatie kies je naast gebruiksvriendelijke software ook voor een optimaal werkproces. PIM-systemen bieden namelijk de mogelijkheid om medewerkers op een efficiëntere manier te laten samenwerken. Met een PIM-systeem kan vrijwel ieder bestaand werkproces met betrekking tot productinformatie geoptimaliseerd worden.

Zo worden repetitieve en tijdrovende taken, zoals het toevoegen van afbeeldingen of andere productinformatie, geautomatiseerd. Dat maakt de werkzaamheden van medewerkers niet alleen makkelijker, maar er blijft ook meer tijd over voor ´zinvolle´ werkzaamheden. Nog niet helemaal scherp voor ogen wat een PIM-systeem precies kan opleveren? Lees hier wat een PIM-systeem is.

Voortraject is essentieel voor PIM implementatie

Voor een succesvolle implementatie is een goed voortraject essentieel. Het belang van goede werkprocessen wordt nog te vaak onderschat. Uiteindelijk schept het PIM-systeem de randvoorwaarden om de bestaande werkprocessen onder de loep te nemen en te optimaliseren. Optimaliseren betekent in die zin niet alleen het succesvol in gebruik nemen van software.

Zoek een betrouwbare adviseur

Het klaarstomen van de organisatie en medewerkers is evengoed belangrijk. Een goede en betrouwbare partner zorgt ook voor succes op dat vlak. Kies dus niet zomaar voor een partij die software levert en zijn handen ervan aftrekt. Maar een betrouwbare adviseur die, samen met je organisatie, bouwt aan een toekomstbestendig data management proces.

Wat komt er kijken bij een PIM-implementatie?

Om een goede implementatie te waarborgen moet allereerst alle productinformatie worden geïnventariseerd. Ga daarom eerst uitgebreid na langs welke verschillende afdelingen je huidige datastromen lopen. Waar komt productinformatie op dit moment vandaan? Wie werken met de data en waar komt de informatie uiteindelijk terecht? De onderstaande vragen helpen je op weg.

Welke productinformatie komt momenteel vanuit een ERP-systeem?
Hoeveel externe marketplaces gebruiken jouw productinformatie?
Hoe ingewikkeld is je huidige productstructuur?

Wat wil jij bereiken?

Uiteindelijk is de grote vraag: wat wil je bereiken met een PIM-implementatie? Welk doel heb je voor ogen en hoe werk je daar op de juiste manier naartoe? Dat is iets waarover goed nagedacht moet worden in het voortraject om later in het proces problemen te voorkomen.

De voordelen van PIM: lees de gids

Wanneer je een PIM-systeem optimaal wil benutten, is een goede voorbereiding het halve werk. Het implementeren van een PIM heeft namelijk invloed op de werkprocessen binnen je organisatie.

Wil je weten wat een PIM-systeem oplevert? Download de PIM e-Guide: Product Information Management en jouw organisatie en leer waar je op moet letten bij een succesvolle implementatie.

Download de PIM e-guide

Hoe implementeer je een PIM-systeem?

Het uitdenken en implementeren van een PIM-systeem gaat niet van de een op de andere dag. Vaak wordt uitgegaan van een doorloop van drie tot zes maanden voor het voortraject. Dit hangt uiteraard af van de complexiteit van de reeds aanwezige datastromen die straks terugkomen in jouw single source of truth.

Dataproces in kaart

Dit lijkt op het eerste oog misschien wat lang, maar uiteindelijk is deze tijd hard nodig om goed te kijken naar de processen en datastromen binnen de organisatie. Eerst kijk je naar het huidige Product Information Management proces en betrokken stakeholders. Daarbij ga je samen op zoek naar antwoorden op vragen zoals;

Wie werkt met welke data?
Hoe worden producten verrijkt?
Wie verrijkt de data (rollen / verantwoordelijkheden)

Meer dan alleen een software implementatie

Dit kost natuurlijk de nodige energie en vraagt van een organisatie om met open vizier te kijken naar de huidige gang van zaken. Vrijwel alles rondom Product Information Management kan met een PIM-systeem efficiënter worden ingericht. Bestaande werkprocessen en structuren worden geoptimaliseerd en waar nodig vernieuwd.

PIM-systeem: bouw een goed fundament

Wie op dit moment een nieuwe onderneming start, zou vrijwel altijd moeten starten met een PIM-systeem. Dit zorgt ervoor dat je op den duur de concurrentie voorblijft. Doordat binnen jouw organisatie Product Information Management een centrale rol heeft, richt je werkprocessen vanaf het begin optimaal in. Dat scheelt een hoop tijd en energie op het moment dat je organisatie snel groeit.