Wat is Product Information Management (PIM)?

PIM staat voor Product Information Management. De software waarmee je productinformatie beheert, wordt ook wel een PIM-systeem genoemd. Maar wat is een PIM-systeem? Binnen PIM-systemen wordt productinformatie centraal opgeslagen, beheerd en verspreid. Iedere medewerker en/of afdeling is binnen het PIM verantwoordelijk voor een specifiek deel van de productinformatie. Zo wordt alle data netjes opgeslagen binnen één single source of truth.

Overzicht binnen één single source of truth

Vanuit een PIM-systeem kan productinformatie gemakkelijk worden gedeeld via verschillende kanalen. Welke data gedeeld wordt, kan per kanaal worden aangepast. Zo zorg je dat de juiste productinformatie terecht komt bij de drukker van je catalogus, je eigen webshop of externe marketplaces als Amazon of Bol.com - ook wel kanalen genoemd. Iedereen beschikt op die manier over de meest up-to-date productinformatie vanuit jouw PIM-systeem. Alle informatie is geoptimaliseerd en afgestemd op (de gebruikers) van de verschillende kanalen waarover je de data verspreid.

Hoe omvangrijker het aantal producten en kanalen waarover productinformatie verspreid wordt, hoe lastiger goed Product Information Management is. In veel bedrijven wordt nog met excel-sheets gewerkt, maar deze bestanden zijn al verouderd zodra het wordt gedeeld binnen de organisatie.

Met een PIM-systeem schep je orde in chaos en zorg je dat iedereen op een gebruiksvriendelijke manier werkt vanuit één systeem: de single source of truth. Zo heb je na de implementatie van een PIM het data management binnen je organisatie efficiënt en effectief geregeld.

Met een PIM-systeem bereik je optimaal data management binnen jouw organisatie. Vanuit een gebruiksvriendelijke interface kan de productinformatie worden beheerd door de juiste personen. Niet iedereen krijgt binnen het PIM dezelfde rechten toegekend en er wordt altijd een final check gemaakt.

Extra efficiënt werkproces

Zo voegt de fotograaf enkel een afbeelding toe aan een nieuw product en zorgt de product owner of webshopbeheerder voor de juiste maten en producteigenschappen. De eindverantwoordelijke krijgt binnen het PIM-systeem automatisch een seintje en geeft na een laatste check akkoord. PIM zorgt dus niet alleen voor foutloze productinformatie, maar ook voor een efficiënt werkproces.

Makkelijk data verspreiden over kanalen

Vervolgens kan met het PIM-systeem relevante data worden verspreid via verschillende kanalen. Van webshops tot fysieke winkels en van externe marketplaces tot je productcatalogus. Zo wordt iedereen die met product data werkt voorzien van de juiste informatie op het juiste moment, afgestemd op zijn of haar behoeftes.

De voordelen van een PIM zijn op te delen in twee categorieën. Zo zorgt een PIM-systeem ervoor dat je anders gaat kijken naar interne processen en Product Information Management. Hoe beter je die processen inricht, hoe meer je uit je PIM-systeem haalt. Dit resulteert in efficiënte werkprocessen en het verhoogt de productiviteit en time to market binnen je organisatie. Zo kan een PIM-implementatie onder de streep veel geld opleveren.

Door Product Information Management zo efficiënt mogelijk in te richten binnen een PIM-systeem, creëer je ruimte voor groei binnen jouw organisatie. Het belang van goed data management groeit iedere dag, dus wie zijn werkprocessen goed en efficiënt inricht blijft de concurrentie voor. Met een PIM stijgt de productiviteit binnen je organisatie aanzienlijk. Dit resulteert in onder andere de volgende voordelen: 

• Snellere time to market
• Betere samenwerking tussen afdelingen
• Minder tijdsdruk door een efficiënt werkproces

Maar het allerbelangrijkste: met een PIM-systeem voorkom je foutieve en onvolledige productinformatie. Dit heeft een positief effect op de prestaties van je verkoopkanalen, omdat alle informatie rondom een product klopt. Ook externe partijen worden op een makkelijke manier voorzien van de juiste informatie. Dat maakt jouw organisatie een aantrekkelijke partij om mee samen te werken.

Product Information Manamgent en UX

Daarnaast verbetert een PIM ook de user experience (UX).
Minder foute productinformatie binnen je webshop, zorgt ervoor dat producten beter met elkaar kunnen worden vergeleken.
Dit resulteert in minder retouren. Om te weten of de software voldoet aan je eisen kun je het best eerst PIM-systemen vergelijken